كشفت خبيرة إدارة المشاريع بجامعة هارفارد عن خطأين يقضيان على 90% من المشاريع الجديدة قبل أن تنضج، وهما؛ إهمال دراسة السوق الحقيقية وغياب الهيكل التنظيمي.
ومن خلال خبراتها في شركات مثل VMware وAkamai تحذر جوليا أوستن الخبيرة بجامعة هارفارد، من تجاهل دراسة الجدوى السوقية وبناء الهياكل التنظيمية، وفقاً لتقرير نشرته شبكة “CNBC”.
وتؤكد أن الفكرة المبتكرة وحدها لا تكفي لضمان النجاح وجني المال، وتحذر أوستن من أن كثيرًا من رواد الأعمال المحتملين يعتقدون -بشكل خاطئ- أن مشكلتهم الشخصية هي أيضًا مشكلة عامة يعاني منها الكثيرون، وبالتالي يفترضون أن حلّهم يصلح ليكون مشروعًا تجاريًا ناجحًا، وتقول: “قد تقع في حب الحلّ، وتنسى أصل المشكلة”، وتختم بعبارتها المفضلة: “تحرك ببطء لتتحرك بسرعة”.
تأتي رؤية جوليا أوستن في وقت يشهد فيه قطاع الأعمال الناشئة تحولات جذرية في معايير النجاح والاستدامة فما هي أبرز الأخطاء التي تهدد مشروعك قبل أن ينضج وكيف تتجنبها وما هي أساسيات بدء المشروع الناجح.
ما هي العناصر الأساسية لانطلاق أي مشروع بنجاح؟
تعتبر مرحلة التأسيس هي الأساس لأي مشروع ناجح حيث تُحدد في هذه المرحلة معالم الطريق والمعايير والضوابط الأساسية التي ستتحكم في سير العمل، ومن أهم المكونات الرئيسية لبدء المشروع ما يلي وفقًا لموقع”brightwork”:
- إنشاء الحالة التجارية للمشروع.
- تأكد من أن المشروع يتماشى مع الأهداف الاستراتيجية لمنظمتك.
- العمل على دراسة جدوى واضحة تبرز الجدوى الاقتصادية للمشروع وتوضيح قيمته المضافة.
- إعداد وثيقة متكاملة للموازنة التقديرية تشمل جميع بنود الإنفاق المتوقعة مع هامش مناسب للطوارئ.
- اختيار منهجية العمل المناسبة سواء كانت منهجية Agile المرنة أو Waterfall التقليدية أو مزيجًا بينهما، حسب طبيعة المشروع ومتطلباته.
- عدم إغفال أهمية إشراك أصحاب المصلحة الرئيسيين منذ البداية مع تحديد واضح لأدوارهم ومسؤولياتهم وتوقعاتهم من المشروع.
مصر تخصص 5 مليارات جنيه لأصحاب المشروعات الصغيرة.. تفاصيل «أكبر حزمة مساندة»
أبرز 10 أخطاء في إدارة المشاريع
ومن الأخطاء القاتلة التي تدمر مشروعك الناشئ قبل أن يرى النور وفقًا لموقع “pragmatic institute” كما يلي:
سوء توظيف مهارات الفريق
تعتبر إدارة الموارد البشرية من أهم ركائز نجاح أي مشروع، فعند بداية المشروع لا يكفي مجرد توظيف أشخاص ذو كفاءة فقط، بل يجب الفهم الجيد إلى النقاط القوة والضعف لكل عضو في الفريق، فعلي سبيل المثال عندما تفكر في توظيف مطوري ويب يجب تحديد المهارات الدقيقة لكل منهم سواء في قواعد البيانات أو واجهات المستخدم أو البرمجة الخلفية، والتوزيع الصحيح للمهام حسب المهارات يضمن لك الاستفادة القصوى من طاقات الفريق لديك.
اختيار قيادة غير مناسبة
عندما يتم تعيين أشخاص غير مؤهلين تزداد صعوبة إدارة المشاريع، لأن المشاريع الكبيرة أو التي تتطلب مهام معقدة تحتاج لمديرين ذوي خبرة في إدارة المخاطر حتى يتم التنسيق مع الفرق الكبيرة، ومن الأفضل اختيار مدير مشروع متخصص في مجال المشروع نفسه ويجب أن يكون له خبرة طويلة في هذا المجال يتمتع بها.
التوسع غير المدروس في نطاق المشروع
تتحول الكثير من المشاريع إلى شيء مختلف تمامًا، ففي البداية قد تكون الأهداف واضحة ومع مرور الوقت تتحول الأهداف إلى أشياء مختلفة تمامًا، فيجب وضع آلية صارمة لتقييم أي طلبات جديدة قد تغير نطاق المشروع، مع مراعاة دراسة تأثيرها على الجدول الزمني والميزانية، ومن أهم أسباب هذه المشكلة هي عدم تحديد النطاق بشكل دقيق منذ البداية أو سوء إدارة طلبات التغيير.
سوء التخطيط الزمني
الجداول الزمنية السيئة تهدد نجاح المشروع فيجب إعداد جدول واقعي مع مراعاة جميع العوامل وإبقاء جميع الأطراف على علم بأي تغيرات، ومن أبرز أسباب فشل المشروع بالنسبة لسوء التخطيط الزمني هو عدم إعلام العملاء بالمواعيد النهائية أو تجاهل العوائق المحتملة التي قد تسبب تأخيرات محتملة.
الغرور الإداري
من أبرز الأخطاء التي تهدد مشروعك قبل النضج هو إتباع أسلوب” طريقتي” في هذه الطريقة في الإدارة تدمر معنويات الفريق، فإذا لاحظت أن الموظفين يترددون في مشاركة أفكارهم أو يتجنبون التواصل معك، فقد تكون وقعت في فخ الغرور الإداري، لأن القيادة الناجحة في المشروع تتطلب التواضع والانفتاح على الأفكار الجيدة.
التقليل من متطلبات المشروع
من الأخطاء التي من إمكانها فشل المشروع هو تقدير غير واقعي لجهود المشروع فهو يؤدي إلى ضغوط غير ضرورية على الفريق، فمن الأفضل تقدير الوقت والموارد بدقة، وتجنب الوعود المبالغ فيها، فإن الإدارة الجيدة تتطلب الموازنة بين الواقعية والحماس لنجاح مشروعك.
تجاهل المشاكل الصغيرة
من أسباب فشل المشروع قبل نضوجه هو إهمال المشاكل الصغيرة التي تتحول بشكل سريع إلى أزمات كبرى، فيجب عليك معالجة أي خلل فور اكتشافه سواء كان سوء فهم لمتطلبات العمل أو خطأ في الميزانية.
وننصحك بالتواصل المفتوح مع الموظفين، كما أن الاجتماعات الدورية تساعد على اكتشاف المشاكل مبكرًا.
عدم طلب المساعدة
يعتقد بعض المديرين أن طلب المساعدة يعكس ضعفًا ولكن العكس هو الصحيح، فعندما تواجه صعوبة في أي مجال سواء تقني أو إداري لا تتردد في استشارة الخبراء في فريقك أو خارجها متخصص في مجالك، لأن النجاح في إدارة المشاريع يتطلب الاعتراف بالحاجة للدعم عند الضرورة.
الموافقة على كل شيء
الرغبة في إرضاء الجميع قد تدفع الشخص لقول “نعم” وذلك في إمكانه أن يخرج المشروع عن المسار المخطط له، فتعلم أن تقول “لا” بلباقة عندما يتعارض الطلب مع نطاق المشروع أو موارده، وراجع خطة المشروع حتى تتحقق من أنك ساريًا على نفس أهدافك في اتخاذ القرارات.
إهمال الأخطاء
التغاضي عن الأخطاء يُمكن من فشل المشروع ويخلق ثقافة عمل سلبية، فعند حدوث خطأ قم بمناقشة الفريق بهدف التعلم وليس اللوم، وابحث عن الأسباب الجذرية للأخطاء مع وضع آليات لمنع تكرارها، وبهذه الطريقة تتحول الأخطاء إلى فرص للتحسين.
كيفية تجنب فشل إدارة المشاريع
التخطيط الجيد
هو حجر أساس أي مشروع ناجح وتبدأ عملية التخطيط بتحديد جميع الأطراف المعنية ودراسة تأثير هذه الأطراف على سير العمل، فضلا عن ذلك تحليل جميع المخاطر المحتملة التي سيمر بها المشروع ووضع خطط بديلة لكل من هذه المخاطر.
القيادة الفعّالة
تتطلب القيادة الفعالة للمشروع بأن تكون أكثر من مجرد إدارة روتينية فعلى المدير أن يضع جميع الأهداف الواضحة القابلة للقياس من بداية المشروع، بالإضافة إلى ذلك يوزع المدير المهام حسب كفاءات كل فرد.
التواصل الفعّال
يجب أن يكون المشروع مبني على التواصل الفعال بين جميع أطرافه فهو يُعد حاسمًا لنجاح أي مشروع، ويجب على المدير عمل اجتماعات دورية منتظمة ويعمل على تشجيع الحوار المفتوح وتبادل الآراء بحرية بين الأعضاء.
الإدارة المتوازنة
يكمن دور الإدارة المتوازنة في المشروع بأنها تقوم على المراقبة الدقيقة للمشروع والتوجيه بشكل مستمر، فلابد من تقييم الأداء بشكل موضوعي ومنتظم حتى يساعد في تصحيح مسار المشروع مبكرًا.
aXA6IDUxLjkxLjIyNC4xNDQg جزيرة ام اند امز
